Бухгалтер первинної документації: ключова фігура у податковій оптимізації бізнесу
У системі фінансового обліку кожного підприємства чи ФОПа значну роль відіграє бухгалтер первинної документації — фахівець, відповідальний за обробку та збереження фінансових джерел первинної інформації. Саме від правильності та своєчасності опрацювання первинних документів залежить достовірність бухгалтерської звітності та безпека у разі податкових перевірок.
Що таке первинна документація?
Первинними називають документи, в яких фіксуються господарські операції — купівля товару, надання послуги, виплата заробітної плати, отримання доходу, списання матеріалів тощо. Це накладні, акти виконаних робіт, чеки, платіжні доручення, квитанції, рахунки-фактури, податкові накладні та інші форми, передбачені чинним законодавством.
Згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік», усі господарські операції повинні бути підтверджені первинними документами, які стають підставою для подальшого обліку.
Роль бухгалтера первинної документації
Бухгалтер, який займається первинкою, виконує такі ключові завдання:
- Прийом, перевірка та обробка первинних документів від постачальників, контрагентів, працівників підприємства;
- Контроль за правильністю заповнення реквізитів, відповідністю даних вимогам законодавства;
- Систематизація і зберігання документів згідно з обліковою політикою підприємства;
- Передача документів до головної бухгалтерії або внесення до бухгалтерської програми (наприклад, M.E.Doc, 1С:Бухгалтерія, СОТА, тощо);
- Взаємодія з податковими органами, підготовка відповідей на запити та пояснення щодо документального підтвердження витрат або доходів;
- Архівування документів згідно з нормативами (від 3 до 10 років залежно від типу документа).
Вимоги до фахівця
На посаду бухгалтера первинної документації, зазвичай, висувають такі вимоги:
- середня спеціальна або вища бухгалтерська/економічна освіта;
- знання національних стандартів бухгалтерського обліку (НП(С)БО);
- досвід роботи з первинними документами;
- уважність до деталей, аналітичне мислення;
- вміння працювати з бухгалтерським програмним забезпеченням.
Чому важливо мати професіонала на цій посаді?
Помилки в первинці — одна з найпоширеніших причин штрафів під час перевірок ДПС. Наприклад:
- неправильна дата акта чи накладної;
- неузгодженість реквізитів контрагентів;
- невідповідність підписів або відсутність їх;
- неправильно оформлені чеки на витрати ФОПа;
- використання невідповідної форми документа.
Усі ці неточності можуть спричинити донарахування податків, штрафів і навіть кримінальної відповідальності за фальсифікацію фінансової звітності.
Порада підприємцям
Якщо ви — власник малого бізнесу чи ФОП, важливо не лише зібрати документи, а й забезпечити їх правильне ведення. Для цього доцільно:
- або найняти бухгалтера первинної документації на постійну роботу;
- або делегувати ці функції бухгалтерській компанії, що спеціалізується на супроводі ФОПів і ТОВ.
Підсумок
Бухгалтер первинної документації — це не просто "паперова робота". Це основа прозорої та безпечної фінансової системи бізнесу. Саме від якісного ведення первинки залежить впевненість підприємства перед податковими органами та стабільність його обліку.
Потрібна допомога з первинними документами, оформленням актів, веденням обліку ФОПа або перевірками від податкової? Звертайтесь до нас — команда buhfop.com готова взяти всі клопоти на себе.