Чи потрібно мати документи на послуги від ФОПа-виконавця?

Які документи потрібно вимагати від виконавця

Стандартний набір документів від будь-якого виконавця включає договір послуг, акт виконаних робіт та платіжний документ. Проте якщо ваш виконавець працює як ФОП, ситуація ускладнюється — необхідно отримати додаткові документи для уникнення подвійного оподаткування ПДФО, військовим збором та ЄСВ.

Якщо ви замовляєте товари у ФОП-загальносистемника, достатньо отримати копію документа про державну реєстрацію або виписку з ЄДР з видами діяльності. З операцій купівлі-продажу товарів ЄСВ взагалі не сплачується, тому додаткових документів не потрібно.

Складніше із послугами. Тут обов'язково потрібна копія виписки з ЄДР, де зазначені види діяльності ФОП. Важливо перевірити, щоб коди КВЕД відповідали тим роботам або послугам, які ви замовляєте. Це допоможе уникнути подвійного нарахування ЄСВ.

Від ФОП-єдиноподатника на товари потрібен витяг з Реєстру платників єдиного податку. Для послуг — такі ж документи, як від загальносистемника. Радимо перевіряти актуальність виписки з ЄДР, оскільки ФОП міг внести зміни до своїх кодів діяльності.

Коли немає повного пакету документів

Замість класичного акту робіт може бути оплачений рахунок-фактура або інвойс. Мінфін неодноразово підтверджував таку можливість. При експорті послуг інвойс навіть може заміняти зовнішньоекономічний договір.

Проте тут є важливі умови. Рахунок-фактуру потрібно виставляти лише після виконання робіт, а не на аванс. Інвойс обов'язково має бути оплаченим та містити всі реквізити первинного документа згідно із законом про бухоблік.

Практично це означає, що податківці не чіплятимуться до ФОП, який має банківську виписку, оплачений інвойс та копію виписки з ЄДР виконавця з відповідними видами діяльності. До речі, самому ФОП на єдиному податку також вигідно оформлювати такі документи для підтвердження доходів від дозволених видів діяльності.

Мінімальний набір документів

Якщо немає навіть рахунку-фактури, слід зібрати хоча б документи на підтвердження укладення договору. Це можуть бути рахунки на аванс, листування з клієнтом, технічні завдання або звіти.

Такі документи не вважаються первинними і не підтверджують факт надання послуги повноцінно, але це краще за повну відсутність документів. Якщо в проформі-інвойсі або листі будуть істотні умови договору, то це може розглядатися як оферта, а оплата — як акцепт. Фактично оплачений рахунок замінюватиме собою договір.

Як податківці виявляють бездокументні послуги 

Придбання послуг складніше відстежити порівняно з товарами, які фізично знаходяться на складі. Проте не завжди. Наприклад, оренду приміщень помітити неважко — якщо ФОП показав адресу в формі № 20-ОПП, податківці можуть вимагати договір оренди.

Інші послуги виявити складніше, хіба що через банківські виписки ФОП. Тут можна пояснити платіж як повернення боргу, але потрібен письмовий договір позики для сум понад 170 грн або при позиці у юридичної особи. У такому випадку відпадає необхідність утримувати ПДФО та військовий збір, потрібно лише подати додаток 4ДФ з ознакою доходу "153".

Практичні рекомендації

Найкращий варіант — мати повний пакет документів: договір, акт, платіжку та виписку з ЄДР від ФОП-виконавця. Якщо це неможливо, використовуйте оплачені інвойси з усіма обов'язковими реквізитами.

У крайньому випадку зберігайте будь-які підтвердження: платіжки, звичайні рахунки, листування, звіти. Пам'ятайте, що виявити бездокументні послуги податківцям значно складніше за товари, але краще перестрахуватися з документообігом.

Якщо бажаєте зосередитися на бізнесі, доручіть створення документів для замовників нам - сформуємо швидко, якісно і точно по запиту