3 May 2025

Кадровий облік для ФОП у 2025 році: актуальні вимоги та рекомендації

buhfop

У 2025 році кадровий облік для фізичних осіб-підприємців (ФОП) в Україні залишається важливою складовою ведення бізнесу, особливо для тих, хто використовує найману працю. Залежно від обраної групи спрощеної системи оподаткування, вимоги до кадрового обліку можуть відрізнятися.

1. Загальні вимоги до кадрового обліку для ФОП

ФОП, які наймають працівників, зобов'язані дотримуватися норм трудового законодавства України. Це включає укладання трудових договорів, ведення відповідної документації та забезпечення прав працівників.

Обов'язкові кадрові документи:

1. Трудовий договір: укладається в письмовій формі до початку роботи працівника.
2. Наказ про прийняття на роботу: оформлюється за типовою формою № П-1.
3. Повідомлення до ДПС: подається до Державної податкової служби про прийняття працівника на роботу.
4. Особова картка працівника: ведеться за формою № П-2.
5. Графік відпусток: складається щорічно.
6. Табель обліку робочого часу: ведеться щомісяця.
7. Правила внутрішнього трудового розпорядку: затверджуються роботодавцем.
8. Посадові інструкції: розробляються для кожної посади.

Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України, трудовий договір укладається в письмовій формі.

2. Особливості кадрового обліку для різних груп ФОП

ФОП 1 групи

1. Обмеження: не мають права наймати працівників.
2. Кадровий облік: не ведеться.

ФОП 2 групи

1. Обмеження: мають право наймати до 10 працівників.
2. Кадровий облік: ведеться згідно з вимогами трудового законодавства.

ФОП 3 групи

1. Обмеження: кількість працівників не обмежена.
2. Кадровий облік: повинен відповідати всім вимогам трудового законодавства.

3. Електронні трудові книжки

З 10 червня 2021 року в Україні впроваджено електронні трудові книжки. До 10 червня 2026 року роботодавці зобов'язані перевести дані з паперових трудових книжок в електронний формат. Паперові трудові книжки зберігаються у працівників, а роботодавці ведуть облік трудової діяльності в електронному реєстрі.

4. Відповідальність за порушення

Недотримання вимог трудового законодавства може призвести до штрафів:

1. За допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору: штраф у розмірі 10 мінімальних заробітних плат за кожного працівника.
2. За інші порушення трудового законодавства: штрафи згідно з Кодексом законів про працю України.

5. Рекомендації для ФОП

1. Використовуйте спеціалізоване програмне забезпечення: для автоматизації кадрового обліку та зменшення ризику помилок.
2. Регулярно оновлюйте знання: слідкуйте за змінами в законодавстві та проходьте відповідні навчання.
3. Звертайтеся до фахівців: у разі виникнення складних питань консультуйтеся з юристами або кадровими спеціалістами.

Дотримання вимог трудового законодавства є обов'язком кожного роботодавця, включаючи ФОП. Своєчасне та правильне ведення кадрового обліку забезпечить стабільну роботу бізнесу та захистить від можливих штрафів.

Якщо вам потрібна допомога з правильним оформленням трудових договорів, веденням кадрової документації чи переведенням трудових книжок в електронний формат — звертайтесь до нас. Ми допоможемо організувати кадровий облік для ФОП будь-якої групи відповідно до чинного законодавства.