18 Apr 2025

Касовий апарат для ФОП у 2025 році: коли обов’язково, а коли — ні? Вимоги та реєстрація РРО/ПРРО

buhfop

Запровадження РРО (реєстратор розрахункових операцій) та ПРРО (програмний РРО) викликало чимало суперечок серед підприємців, особливо ФОПів. Проте з 2022 року законодавство поступово стало жорсткішим, і до 2025 року РРО охоплює значно ширше коло платників. У цій статті розберемо: хто обов’язково має встановлювати касовий апарат, як його зареєструвати, а кому він все ще не потрібен.

Що змінилося?

Ще до 2022 року РРО був обов’язковим здебільшого для підприємців на загальній системі або тих, хто працював із підакцизними товарами. Проте з 1 січня 2022 року (відповідно до Закону №128-IX) його застосування стало обов’язковим для всіх ФОП 2–4 групи, які здійснюють розрахункові операції, незалежно від обсягу доходу.

Це включає оплату:

1. готівкою,
2. банківськими картками (через POS-термінали),
3. QR-кодами,
4. Google Pay / Apple Pay,
5. платіжними сервісами.

У 2023–2024 роках окремі категорії ФОП мали відстрочку через війну, але у 2025 році обов’язок застосовувати РРО/ПРРО повернувся для більшості.

Кому обов’язково потрібен РРО/ПРРО у 2025?

1. ФОП на 2–4 групі, якщо: приймають оплату не лише на рахунок IBAN; працюють у сфері торгівлі, громадського харчування, побутових послуг; продають через інтернет з оплатою онлайн.
2. приймають оплату не лише на рахунок IBAN;
3. працюють у сфері торгівлі, громадського харчування, побутових послуг;
4. продають через інтернет з оплатою онлайн.
5. ФОП з продажу техніки, одягу, товарів медичного призначення, косметики, книг, ювелірних виробів, дитячих товарів (включені до «ризикових» категорій).
6. ФОП на загальній системі — завжди повинні мати РРО при готівкових або безготівкових розрахунках з населенням.

Кому не потрібен РРО у 2025?

1. ФОП 1 групи, що не використовують електронні платежі (тільки готівка без найманих працівників);
2. ФОПи, що приймають лише оплату на IBAN (без використання POS-терміналів, LiqPay тощо);
3. В окремих регіонах бойових дій, згідно з рішенням ДПС, може бути дозволено тимчасово не використовувати РРО (перевіряйте щомісячні оновлення списків на сайті tax.gov.ua).

Які є варіанти РРО?

Класичний касовий апарат

Приклад: Datecs, Екселліо

Які є варіанти ПРРО?

Програмний реєстратор на смартфоні чи ПК

Приклад: СОТА Каса, Checkbox, Вчасно.Каса, Cashalot

Як зареєструвати ПРРО?

1. Отримати КЕП (кваліфікований електронний підпис);
2. Подати форму №1-ПРРО через електронний кабінет ДПС;
3. Завантажити програму обраного ПРРО-сервісу;
4. Авторизуватись і почати роботу.

Чи є штрафи?

Так. Відповідно до статті 17 Закону №265/95-ВР:

1. За першу не проведену через РРО операцію – 100% вартості товару;
2. За повторне порушення – 150% вартості.

Проте у 2022–2024 роках діяли "м'які" умови, які тимчасово скасовували штрафи для ФОП у зв’язку з війною. У 2025 році дія цього мораторію обмежена, і перевірки поступово відновлюються.

Висновок

У 2025 році більшість ФОП, які працюють з фізичними особами і приймають готівку чи електронні платежі, мають бути зареєстровані в системі РРО або ПРРО. Винятки існують, але їх стає все менше. Щоб уникнути штрафів і проблем із податковою — краще підготуватись заздалегідь.

🔍 Якщо ви не впевнені, чи потрібен вам РРО, зверніться до бухгалтера — консультація допоможе уникнути ризиків.

🔧 Потрібна допомога з реєстрацією ПРРО або вибором сервісу? Звертайтеся до buhfop!