28 May 2025

Що таке книга обліку доходів для ФОП: простими словами

buhfop

Книга обліку доходів — це документ, у якому фізична особа-підприємець (ФОП) фіксує свій дохід. Вона необхідна для спрощеної системи оподаткування (1-ша, 2-га та 3-тя групи без ПДВ). З 2021 року її можна вести у довільній формі, але з дотриманням певних вимог податкової.

Хто має вести книгу обліку доходів?

Вести книгу обліку доходів зобов’язані:

1. ФОП 1-ї, 2-ї, 3-ї групи без ПДВ;
2. ФОП на загальній системі (ЗС) та 3-ій групі з ПДВ — ведуть книгу обліку доходів і витрат.

Згідно з п. 296.1 Податкового кодексу України, облік можна вести:

1. у паперовому вигляді;
2. у електронному вигляді (у будь-якій програмі або Excel);
3. головне — мати можливість надати книгу за вимогою податкової.

Що вказується в книзі?

Для ФОП без ПДВ у книзі потрібно щоденно (у дні надходження коштів) записувати:

1. дату надходження;
2. суму доходу;
3. форму оплати (готівка, безготівка);
4. номер та дату документа (якщо є);
5. короткий опис джерела доходу.

Для ФОП з ПДВ (або на ЗС) — додатково вносяться витрати, ПДВ, контрагенти.

Чи потрібно реєструвати книгу в податковій?

Ні, з 2021 року книги не потрібно реєструвати в податковій (згідно з Законом № 786-IX від 14.07.2020).

Проте вона має бути доступна для перевірки:

1. у роздрукованому вигляді;
2. або у форматі PDF чи Excel — із можливістю підтвердити автентичність даних.

Чому важливо вести книгу?

1. Контроль доходу — особливо важливо не перевищити річний ліміт доходів;
2. Формування річної декларації — дані з книги підставляються у звіт;
3. Уникнення штрафів — за порушення обліку можуть нараховуватися санкції.

Чи можна вести книгу в Excel?

Так. Закон дозволяє електронний облік.

Ви можете створити таблицю в Excel чи Google Таблицях. Головне:

1. не редагувати заднім числом;
2. пронумерувати рядки;
3. зберігати резервні копії;
4. мати логічну структуру обліку.

Висновок

Книга обліку доходів — це простий інструмент для звітності та фінансової дисципліни ФОП. У 2025 році її не потрібно реєструвати, але важливо вести системно, щоб бути готовим до перевірки або подання декларації. Ведіть у зручному для себе форматі, але дотримуйтеся податкових правил.

Якщо вам потрібна допомога у веденні книги, налаштуванні обліку або підготовці шаблонів — звертайтеся до buhfop. Ми допоможемо розібратися з нюансами саме під ваш вид діяльності.