Облік товарів для ФОП у 2025 році: актуальні правила, обов’язки та штрафи
У 2025 році облік товарних запасів для фізичних осіб-підприємців (ФОП) в Україні регулюється чіткими нормами законодавства, зокрема Законом України №265/95-ВР та Порядком, затвердженим наказом Мінфіну №496 від 03.09.2021. Ці документи визначають, хто зобов’язаний вести товарний облік, як правильно його організувати та які наслідки очікують за порушення.
Хто з ФОП зобов’язаний вести облік товарів?
Обов’язок ведення обліку товарних запасів поширюється на ФОП, які здійснюють розрахункові операції (готівкові або безготівкові) при продажу товарів у сфері торгівлі. Зокрема, це:
- ФОП на загальній системі оподаткування.
- ФОП – платники єдиного податку 3-ї групи зі ставкою 3% (платники ПДВ).
- ФОП – платники єдиного податку 2-ї та 3-ї груп зі ставкою 5% (неплатники ПДВ), які реалізують: технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби та вироби медичного призначення, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного та напівдорогоцінного каміння.
Важливо зазначити, що навіть якщо ФОП приймає оплату виключно на розрахунковий рахунок, це не звільняє його від обов’язку вести облік товарних запасів, якщо він підпадає під вищезазначені категорії.
Як правильно вести товарний облік?
Ведення обліку товарних запасів здійснюється шляхом постійного внесення до Форми обліку інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів. Ця форма може бути ведена як у паперовій, так і в електронній формі та повинна містити:
- дані про ФОП (ПІБ, податковий номер або серія/номер паспорта, адреса, місце зберігання або продажу);
- записи про кожну операцію (надходження або вибуття товару) із зазначенням дати, назви товару, кількості та документального підтвердження.
Первинні документи, які підтверджують облік та походження товарів, включають:
- опис залишку товарів на початок обліку;
- накладні, транспортні документи, митні декларації, акти закупки;
- фіскальні чеки, товарні чеки;
- інші документи, що містять реквізити, які дозволяють ідентифікувати постачальника та отримувача товару.
Ці документи повинні зберігатися у місці продажу до моменту вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких первинних документах.
Що загрожує за порушення?
Невиконання обов’язку ведення обліку товарних запасів може призвести до штрафних санкцій. Зокрема, за порушення вимог щодо обліку товарів передбачено штраф у розмірі вартості всього необлікованого товару.
Рекомендації для ФОП
- Перевірте, чи підпадає ваша діяльність під обов’язок ведення товарного обліку згідно з чинним законодавством.
- Організуйте систему обліку товарів, ведучи Форму обліку та зберігаючи всі необхідні первинні документи.
- Використовуйте програмні РРО, які дозволяють контролювати поточні залишки, відстежувати рух товарів на складі та оперативно керувати бізнес-процесами, забезпечуючи при цьому дотримання законодавчих норм.
- Регулярно оновлюйте знання про зміни в законодавстві, щоб уникнути порушень та штрафів.
Дотримання вимог щодо обліку товарних запасів не лише забезпечує відповідність законодавству, але й сприяє ефективному управлінню бізнесом та мінімізації ризиків під час податкових перевірок.